W jaki sposób zorganizować firmową konferencję
Prowadzenie firmy to nie tylko realizacja codziennych usług, obsługa klientów czy formalności związane ze skarbówką lub innymi urzędami. To także różnego rodzaju spotkania biznesowe organizowane najczęściej w celach negocjacyjnych lub w celach integracji pracowników. Bez względu na cel czy okoliczności takiego wydarzenia warto zastosować się do kilku uniwersalnych praktyk i zasad, które ułatwią nam organizację spotkania oraz uczestnictwo w nim. Wydarzenia firmowe bardzo chętnie są organizowane także poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Podstawowe zasady
Organizacja spotkań biznesowych nie należy do najłatwiejszych zadań. Istnieją jednak pewne uniwersalne zasady, które mogą nam sporo ułatwić. Możemy się do nich odnieść organizując zarówno spotkanie negocjacyjne, branżowe czy integracyjne.
Bardzo ważne jest poinformowanie uczestników o spotkaniu ze stosownym, co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem oraz prośba o potwierdzenie ich przybycia. Jako organizator dostarczamy również jak najwięcej szczegółów dotyczących przebiegu i celu wydarzenia. Dzięki temu zaproszeni uczestnicy mają szansę lepiej się do niego przygotować. Koniecznie powinniśmy poinformować o planowanym czasie i miejscu wydarzenia, zakresie omawianych materiałów, liście tematów itp. Łatwo wyszczególnić te dane w punktach.
Ustalamy także czas i porządek spotkania. Nie może ono być zbyt długie ponieważ to nie sprzyja kreatywności i zainteresowaniu zgromadzonych. Warto zaplanować je tak, by zawrzeć w nim wszystkie ważne informacje a jednocześnie nie przedłużać niepotrzebnie. W przypadku gdy spotkanie trwa kilka godzin należy uwzględnić podczas jego trwania przerwy na kawę czy krótki odpoczynek. Powinniśmy także dbać o punktualność i nie przedłużać zaplanowanego czasu wydarzenia.
Spotkanie biznesowe odbywa się najczęściej w siedzibie firmy, w jednej z sal konferencyjnych lub w wynajętej do tego celu sali. Warto wcześniej zadbać o szczegóły, przygotować odpowiednio miejsce dla każdego uczestnika, sprawdzić czy działa rzutnik i inne niezbędne sprzęty elektroniczne. Uczestnicy powinni wejść do sali już przygotowanej na ich przybycie gdyż to sprawia wrażenie profesjonalizmu organizatorów. Sala konferencyjna powinna być wyciszona i zapewniać komfort wszystkim uczestniczącym w spotkaniu.
Warto zadbać również o dobre samopoczucie gości, proponując im zimne i ciepłe napoje. To z pewnością rozluźni atmosferę oraz będzie znakiem, że dbamy o potrzeby naszych gości.
Spotkanie powinno przebiegać według ustalonego planu tak aby poruszyć wszystkie ważne tematy. Należy rozpocząć od tych najważniejszych. Dobry plan konferencji umożliwia odpowiedni przebieg wydarzenia i zachowanie ram czasowych.
Konferencję należy zakończyć odpowiednim podsumowaniem, w którym zawrzemy krótkie wnioski z dyskusji. Podsumowanie można również po zakończonym wydarzeniu wysłać uczestnikom e-mailem. Kończymy zawsze dziękując uczestnikom za obecność.
Wynajęcie sali
Każdy, kto prowadzi własny biznes wie, jak ważne są konferencje i zebrania, podczas których można omówić z pracownikami najważniejsze problemy zawodowe. Nie każda firma ma możliwość organizacji takiego zebrania w swojej siedzibie dlatego często dobrym rozwiązaniem jest wynajęcie sali konferencyjnej. Dobrze wyposażona sala zapewnia komfort dyskusji, jest nowocześnie wyposażona dzięki czemu można uatrakcyjnić spotkanie na przykład prezentacją multimedia lną. Współczesne rozwiązania pozwalają każde firmowe spotkanie uczynić wartościowym i merytorycznym.